個人情報の取り扱いについて

個人情報保護方針

　制定年月日　2010年12月24日
最終改正年月日　2019年4月1日
システムセンス株式会社
代表取締役 髙橋　明

　当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

ａ）個人情報は、ソフトウェア開発業務および通信販売業務における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。

ｂ）個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。

ｃ）個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、個人情報保護上、問題があると判断された場合には速やかに是正措置を講じます。

ｄ）個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。

ｅ）個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

以上

個人情報の取扱いについて

　当社は、個人情報の重要性を認識しその保護の徹底を図るため、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を順守するとともに、個人情報を適切に扱うことを宣言します。

１．事業者の名称
システムセンス株式会社　代表取締役　高橋　明

２．管理者（若しくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先
管理者名：個人情報保護責任者　今井　能子
所属部署：システムセンス株式会社　営業部
連絡先：03(4455)7225

３．個人情報の利用目的

　当社は、ソフトウェア業務を主とした事業活動を通じてお預かりした個人情報を次に示す利用目的の達成に必要な範囲内で取扱います。

（１）ご本人より書面等（ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という）に記載された個人情報を直接取得する場合の利用目的

個人情報名	利用目的
【お客様情報】	・ソフトウェア開発事業及び教育事業における契約のため ・個人情報に関する問合せ、変更依頼への対応のため
【株主情報】	・情報公開、配布物の送付、連絡のため
【取引先情報】	・商談及び業務上の諸連絡、契約、受発注業務、請求支払業務のため
【社員情報】	・社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、福利厚生サービス、災害時の緊急連絡、セキュリティ管理のため ・プロジェクト参画手続きのため（業務経歴書・入館証用顔写真等）
【採用応募者に関する個人情報】	・採用選考 ・採用応募者への連絡のため

（２）ご本人より直接書面以外の方法によって個人情報を取得した場合の利用目的

個人情報名	利用目的
【求人媒体利用による採用応募者に関する個人情報】	・採用選考 ・採用応募者への連絡 ・会社説明会のご案内
【受託業務で取得する個人情報】	・受託開発業務、システム保守業務遂行のため

４．個人情報の開示等の請求

　お客様は、当社に対してご自身の個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止）に関して、当社問合わせ窓口に申し出ることができます。その際、当社はお客様ご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。開示等の申し出については、当社ホームページ掲載の「開示対象個人情報の請求手続きのご案内」をご確認ください。
なお、ご不明点・お問合わせに関しては、下記までご連絡ください。

開示対象個人情報の請求手続きのご案内

当社で保有している開示対象個人情報に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続きにて対応させて頂きます。

１．「開示等の請求」申出先

「開示等の請求」は下記宛、当社所定の請求書に必要書類・手数料を同封の上、郵送によりお願い申し上げます。

〒102-0074 東京都千代田区九段南4-7-22　ラ・メゾン・ド・シャルー406号室 システムセンス株式会社　コンプライアンス室

２．「開示等の請求」に際してご提出いただく書類

「開示等の請求」を行う場合は、所定の用紙に必要事項を全てご記入の上、ご郵送下さい。
請求書用紙につきましては、ＰＤＦファイルをダウンロードし、印刷してご記入ください。
なお、ご本人確認のため、当社から当社に登録いただいている個人情報のうち、ご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報を当社からお問合せさせていただきます。

当社所定の用紙：「保有個人データ開示等請求書」

1. 利用目的の通知の場合
2. 開示の場合
3. 訂正、追加又は削除の場合、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合

３．代理人様による「開示等の請求」の場合

（１）代理人である事を証明する書類

• 開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合
  • 本人の委任状（原本）
• 代理人様が未成年者の法定代理人の場合
  • 戸籍謄本
  • 住民票（続柄の記載されたもの）
  • その他法定代理権の確認ができる公的書類
• 代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合
  • 後見登記等に関する登記事項証明書
  • その他法定代理権の確認ができる公的書類

（２）代理人様ご自身を証明する書類の写し（１）代理人である事を証明する書類

• 運転免許証
• パスポート
• 健康保険の被保険者証
• 住民票
• 住民基本台帳カード

※尚、本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください

４．「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法

利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（当社からの返信費を含む）を申し受けます。
下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。
※手数料金額：￥500

５．「開示等の請求」に対する回答方法

原則として、請求書記載のご本人様住所宛に書面（封書郵送）にてご回答申し上げます。
「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。
以下の場合には、「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。

また、不開示の場合についても手数料をいただきますのでご承知ください。

• ご本人様又は代理人様の本人確認できない場合
• 所定の申請書類に不備があった場合
• 開示等の請求の対象が「開示対象個人情報」(※)に該当しない場合
• ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 法令に違反することとなる場合

※開示対象個人情報とは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、ご本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求め、すべてに応じることができる権限を有するものです。ただし、以下a)～d)のいずれかに該当する場合は開示対象個人情報には該当しません。

a）当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
b）当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
c）当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
d）当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの

6．保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社では、個人情報をより厳正に取り扱うために、JIS Q15001に準拠した個人情報保護方針を基に個人情報保護規程等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。また実際に、個人情報を取り扱うにあたり、組織的、人的、物理的、技術的の４つの観点より安全管理措置を講じております。

＜組織的安全管理措置＞
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う従業者及び当該従業者が取扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。また、個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

＜人的安全管理措置＞
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。また、個人データについての秘密保持に関する誓約を取得しています。

＜物理的安全管理措置＞
個人データを取扱う区域において、従業者の入退室管理及び持込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。また、個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じています。

＜技術的安全管理措置＞
アクセス制御を実施して、担当者及び取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。また、個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

＜外的環境の把握＞
外国において個人データを取扱う場合、当該外国における個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

7．弊社取扱い個人情報についてのお問い合わせ・苦情・相談窓口

お問合わせ、ご不明点、苦情の受け付けは下記までご連絡下さい。

〒102-0074 東京都千代田区九段南4-7-22　ラ・メゾン・ド・シャルー406号室 システムセンス株式会社　コンプライアンス室 メールアドレス：compliance-ml＠sense.co.jp TEL：03‐4455‐7225（受付時間　10:00～17:00※） ※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせて頂きます。

8．認定個人情報保護団体について

認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法第37条に基づき主務大臣の認定を受けた団体で、対象個人情報の取扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ個人情報の適正な取扱いの確保を目的とする団体です。

設定個人情報保護団体の名称 　一般財団法人日本情報経済社会推進協会 苦情の解決の申出先　　　※個人情報の取り扱いに関する苦情のみ受付けです 　認定個人情報保護団体事務局 住所 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内ビル７F 電話番号 03-5860-7565 0120‐700‐779

特定個人情報基本方針

システムセンス株式会社（以下「当社」）は、特定個人情報の重要性を認識しその保護に関する社会的責任として、情報主体の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守するために、特定個人情報保護方針を定め、役員、従業員、その他の従業者に周知し、適切に対応してまいります。

１．事業者名
システムセンス株式会社

２．関係法令、ガイドライン等の遵守
　当社は、特定個人情報等に関する法令、特定個人情報保護委員会が策定する「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」「経済産業省ガイドライン」、ＪＩＳＱ１５００およびその他関係法規を遵守します。

３．利用目的
　当社は、提供を受けた特定個人情報等を番号利用法が定める以下の目的でのみ利用します。

税　務	・源泉徴収票作成事務 ・財形に関する申告書、届出書及び申込書提出事務
社会保険	・健康保険・厚生年金保険届出事務 ・雇用保険・労災保険届出事務 ・国民年金の第３号被保険者制度に関する事務

４．安全管理措置に関する事項
　当社は、特定個人情報への不正アクセス、または、漏洩、滅失、または、毀損の防止等、特定個人情報の管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、従業者に特定個人情報等を取り扱わせる際には、特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行います。
　取得した特定個人情報は、番号法で定められている場合を除き、第三者に提供することはありません。

５．特定個人情報等の取得、保管、利用、提供及び廃棄
　当社は、特定個人情報等の具体的な取り扱いを定める取扱規定等を策定し、当該規定に従い、特定個人情報等の取得、保管、利用、提供又は廃棄を適切に実施します。

６．質問および苦情処理の窓口
　当社における特定個人情報等の適切な取り扱いに関する質問および苦情は、以下の連絡先にお問い合わせください。

【担当者】総務部
【電話番号】03-4455-7225
【メールアドレス】compliance-ml@sense.co.jp
　本方針は、全従業員の配布し、周知いたします。また、従業員の教育、啓発に努め、特定個人情報に保護について、意識向上を図ります。

2016年1月1日制定
システムセンス株式会社